Fasilitas password digunakan sebagai pengaman database dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. Satu database dapat dibuat banyak password sesuai dengan keperluan atau jumlah pengguna yang akan mengakses data yang sama (penggunaan bersama dalam satu masa harus memilliki lisensi Zahir sesuai dengan jumlah penggunanya). Dengan fasilitas password, sistem akan merekam segala tindakan pengeditan atau penghapusan suatu transaksi dan menampilkannya dalam Laporan Jejak Audit yang berada di modul Laporan > Laporan Keuangan > Buku Besar > Jejak Audit.

Berikut ini tahapan untuk membuat password.

Tahap 1: Backup Database
Pastikan data sedang dibuka oleh satu pengguna kemudian backup database Anda. Untuk mengetahui cara membackup data, klik di sini.

Tahap 2: Buka Fasilitas Password
Dalam keadaan data dibuka, klik File > Password. Akan ada jendela konfirmasi backup data lalu klik tombol OK untuk melanjutkan.

Gambar 1. Menu Password

Gambar 2. Informasi Awal

Tahap 3: Muncul Jendela Password Manager
Di jendela ini Anda dapat membuat baru, ganti password, modifikasi, dan hapus password. Klik tombol  untuk membuat password baru.

Gambar 3. Password Manager

Tahap 4: Membuat username dan password
Jika ini kali pertamanya Anda membuat password, Anda harus mengisi username dan password induk terlebih dahulu. Karakter untuk username dan password @ maksimum 25 karakter dan minimum 1 karakter dan case sensitive kemudian klik Lanjutkan.

Gambar 4. Membuat Password Utama

 Bagian ini wajib diisi di awal

Tahap 5: Beri/ Hilangkan Tanda pada Fasilitas
Beri atau hilangkan tanda pada fasilitas masing-masing. Jika Anda menghilangkan tanda pada fasilitas tertentu, ini berarti fasilitas yang dimaksud tidak akan tampil di program Zahir.

Sebagai contoh fasilitas Konfigurasi Program tidak ditandakan, hal ini memberi dampak bahwa fasilitas setup program, alat bantu, membuat data baru, dan impor data master tidak dapat ditampilkan.

Gambar 5. Contoh Kewenangan Mengakses Data

 Bagian ini dapat diabaikan atau ditangguhkan

Di halaman "Gudang dan Departemen Yang Boleh Digunakan", Anda dimungkinkan untuk memilih gudang dan departemen yang tidak akan ditampilkan di program Zahir. Dengan memasukkan nama gudang dan departemen yang dimaksud ke fasilitas ini, pengguna tidak akan dapat melihat gudang dan departemen yang dimaksud sesuai dengan batasan yang diberikan pada username bersangkutan.

Gambar 6. Contoh Kewenangan Akses Gudang dan Departemen

 Bagian ini dapat diabaikan atau ditangguhkan

Tahap 6: Proses
Jika semua fasilitas telah dibatasi sesuai dengan wewenangnya, klik  terus hingga . Anda disarankan untuk merestart program Zahir dengan cara keluar dan masuk lagi agar sistem password dapat bekerja.

Gambar 7. Proses

 Bagian ini dapat diabaikan atau ditangguhkan

Tahap 7: Password Sudah Jadi

Gambar 8. Password Sudah Jadi