Modul Buku Besar

Berikut ini adalah tampilan menu Buku Besar. Di menu buku besar, tersedia fasilitas untuk membuat, mengedit dan menghapus rekening perkiraan yaitu di kolom “Daftar Rekening Perkiraan”. Menampilkan buku besar masing-masing rekening di kolom “Buku Besar”. Juga input transaksi jurnal umum (dalam bentuk debet-kredit) di kolom “Transaksi Jurnal Umum”.

Gambar 1. Menu Utama Buku Besar

1. Daftar Rekening Perkiraan

Daftar Rekening Perkiraan untuk menampilkan daftar rekening perkiraan (Chart of Account), melalui menu ini tersedia fasilitas untuk membuat, mengedit dan menghapus data rekening. Juga bisa melihat Buku Besar untuk masing-masing rekening beserta grafiknya.

2. Buku Besar

Setiap rekening perkiraan memiliki buku pembantu tersendiri yang dikenal dengan istilah buku besar. Buku besar akan menampilkan perubahan saldo setiap rekening (debet dan kreditnya).

3. Transaksi Jurnal Umum

Transaksi Jurnal Umum digunakan untuk menginput transaksi dalam format debet dan kredit. Transaksi jurnal umum tersusun dari kode-kode rekening, dimana nilai transaksi harus diinput pada kolom yang sesuai, apakah kolom debet atau kolom kredit, nilai total kolom debet harus sama dengan total kolom kredit.

I. Daftar Rekening Perkiraan

Daftar Rekening Perkiraan untuk menampilkan daftar rekening perkiraan (Chart of Account), melalui menu ini Anda dapat membuat, mengedit dan menghapus data rekening. Anda juga bisa melihat Buku Besar untuk masing-masing rekening, juga disertakan grafik.

Gambar 2 : Daftar Akun

1. Daftar Akun

Menampilkan Rekening Perkiraan yang sudah dibuat. Data rekening ditampilkan dalam bentuk baris, baris pertama menampilkan nama rekening, baris kedua adalah kode/nomor rekening, baris ketiga adalah sub klasifikasi dari masing-masing rekening, baris keempat adalah saldo terakhir dari rekening.

2. Semua

Menampilkan rekening berdasarkan klasifikasi akun atau pengelompokan akun. Untuk klasifikasi akun bisa di set di : setting >> klasifikasi akun

3. Search

Mencari rekening dengan menuliskan nama rekening di kolom search.

4. Add Data

Menambahkan Akun Baru, ketika klik Add Data maka akan masuk ke menu seperti di keterangan:

NB: Keterangan Add Data ada di bawah.

5. Edit Data

Mengedit akun yang sudah dibuat atau memodifikasinya. Pilih akun yang akan diganti, kemudian klik tanda Edit Data. Maka akan muncul kolom sesuai ketika klik Add Data

6. Delete Data

Untuk menghapus rekening yang sudah ada.

Notes : Untuk rekening yang termasuk dalam akun penting, maka tidak dapat dihapus.

7. Reload Data

Refresh atau update daftar rekening

8. Sort By

Untuk mengurutkan Rekening dari Atas ke Bawah atau dari Bawah ke Atas

9. Switch Mode

Menampilkan Daftar Rekening dengan tampilan yang lebih besar.

10. Grafik

Menampilkan grafik nilai/saldo rekening perkiraan per bulan. Apabila grafik di klik, maka tampilan grafik yang di bawah akan hilang.

11. Akun Aktif

Membedakan antara akun yang aktif atau tidak aktif. Ketika Akun Aktif di klik, maka yang tidak aktif akan muncul. Dan sebaliknya, ketika Akun Tidak Aktif di klik, maka yang muncul adalah akun yang aktif.

12. Alias

Data Rekening yang ditampilkan sesuai dengan nama alias atau nama akun dalam standar bahasa Inggris.

13. Mata Uang

Menampilkan saldo rekening sesuai dengan mata uang yang sebenarnya.

14. Filter

Memilih tampilan grafik untuk masing-masing rekening, apakah yang ditampilkan Saldo saja atau Saldo VS Anggaran

15. Max

Menampilkan grafik dalam ukuran yang besar

16. Anggaran

Untuk membuat anggaran per rekening

17. Buku Besar

Buku Besar atau mutasi rekening debet dan kredit.

18. Tutup

Keluar dari menu daftar rekening perkiraan

Add Data atau Menambah Akun Baru

Gambar 3 : Tambah Akun Baru

: Bagian ini wajib diisi di awal

: Bagian ini dapat diabaikan.

1. Klasifikasi

Masukkan Klasifikasi Akun berdasarkan pengelompokan akun, apakah merupakan kelompok bank, piutang, persediaan, atau lainnya

Tips : Untuk membuat Klasifikasi Akun masuk ke Setting >> Klasifikasi Akun

2. Kode Akun

Ketik Kode akun dengan menggunakan angka/bilangan

3. Nama Akun

Isi sesuai dengan nama rekening yang Anda buat

4. Tipe Rekening

Beri tanda centang pada check box ini jika rekening ini merupakan rekening kas atau rekening bank.

5. Mata Uang

Mata Uang yang dipakai di rekening perkiraan. Sesuai dengan mata uang dasar atau mata uang fungsional. Beberapa akun yang menggunakan mata uang asing, maka tinggal dipilih kode mata uangnya.

6. Baru

Membuat akun baru secara langsung di jendela atau fasilitas ini.

7. Alias

Membuat atau menampilkan akun dengan nama alias. Sehingga membantu untuk bisa menggunakan dua nama akun untuk akun yang sama.

8. Tidak Aktif

Untuk menghilangkan akun dari daftar rekening atau data rekening. Namun apabila nanti mau diaktifkan kembali, tinggal dihilangkan centang Tidak Aktifnya.

9. Departemen

Dipilih sesuai dengan departemen. Untuk default menggunakan departemen Head Quarter.

10. Batal & Rekam

Tombol Rekam : Untuk merekam akun yang dibuat.

Tombol Batal : Untuk membatalkan yang sudah diketik atau modifikasi yang dilakukan.

II. Buku Besar

Setiap rekening perkiraan memiliki buku pembantu tersendiri yang dikenal dengan istilah buku besar. Buku besar akan menampilkan perubahan saldo setiap rekening (debet dan kreditnya).

Gambar 4 : Masuk di Buku Besar

1. Memilih Akun

Klik Nama Akun di tulisan yang berwarna, maka akan bisa memilih rekening yang diinginkan untuk melihat buku besarnya.

2. Kolom Buku Besar

Berisi transaksi yang berkaitan dengan rekening perkiraan, debet dan kredit. Tersedia tanggal, Kode Jurnal, No Referensi, Catatan/keterangan Jurnal, Departemen, Debit, Kredit, Job.

3. Saldo Awal & Saldo Akhir

Saldo Awal : Saldo sebelum periode berjalan di buku besar, sesuai dengan filter tanggal

Saldo Akhir : Saldo di akhir periode berjalan di buku besar, sesuai dengan filter tanggal

4. Grafik Buku Besar Saldo Berjalan

Menampilkan nilai buku besar rekening perkiraan dalam bentuk grafik, disertai nilai dan tanggalnya.

5. Search

Mencari nama akun dengan mengetik di kolom search. Untuk memilih akun selain klik di nama akun atau bisa juga di kolom Search.

6. Grafik

Opsi untuk menampilkan grafik atau menutup grafik.

7. Mata Uang

Menampilkan nilai yang tertera di Kolom Buku Besar dengan pilihan mata uang sesuai dengan mata uang yang dipakai rekening

8. Update

Refresh atau update, apabila komputer membutuhkan waktu untuk loading, maka Update untuk membantu loading tersebut.

9. Filter

Memilih kriteria Buku Besar yang diinginkan, dengan pilihan Tanggal, Akun, Departemen, Proyek. Bisa juga mencari Buku Besar dengan filter Keterangan Jurnal atau Nomor Jurnal.

10. Jumlah & Mutasi

Jumlah : Jumlah total untuk debet dan jumlah total untuk kredit.

Mutasi : Selisih antara Debet dan Kredit.

11. Saldo Berjalan & Mutasi Harian

Menampilkan grafik dengan pilihan Saldo Berjalan (Akumulasi) atau Mutasi Harian

12. Max

Menampilkan grafik dengan tampilan yang besar.

13. Cetak

Mencetak atau mengeprint Buku Besar sesuai dengan rekening yang diinginkan dan filter tanggalnya.

14. Perincian

Melihat detail transaksi di salah satu transaksi di Buku Besar.

15. Tutup

Menutup atau close jendela Buku Besar.

Lihat Laporan Buku Besar

Masuk ke Laporan Keuangan >> Buku Besar

Gambar 5 : Melihat Laporan Buku Besar

Laporan hasil input transaksi di Buku Besar

Gambar 6 : Hasil Laporan Buku Besar