Sudah barang tentu suatu perusahaan dalam periode tertentu mengeluarkan uang muka yang diserahkan kepada staf untuk pembelanjaan seperti ATK, buku, dsb. Bagaimana pencatatan perlakuan tersebut di program Zahir Accounting?

Transaksi ini dapat dicatat di modul Kas & Bank

Contoh:

Pada tanggal 2 Juli 2012 Fujai pegawai PT Zahiriah Perdana membuat surat pengajuan permintaan anggaran dana kepada divisi keuangan sebesar Rp 500.000 untuk pembelian buku akuntansi. Pengajuan disetujui dan dana keluar pada tanggal 4 Juli 2012. Dia melakukan transaksi pembelian pada tanggal 5 Juli 2012. Pembelian barang tersebut menghabiskan dana sebesar Rp 200.000. Sisa atas pembelanjaan tersebut dikembalikan lagi ke divisi keuangan pada hari yang sama setelah pembelian.

Catatlah pengeluaran uang muka di Kas Keluar dengan jurnal sebagai berikut:

(Dr) Uang Muka Rp 500.000

(Cr) Kas Kecil Rp 500.000

Masukkan penerima atas uang tersebut.

Transaksi pembelian buku yang dilakukan oleh pegawai dicatat di modul Pembelian > Input Pembelian/ Penerimaan Barang. Catatlah transaksi ini sebagai transaksi jasa dan langsung akui sebagai beban.

(Dr) Beban Pembelian Buku Rp 200.000

(Cr) Uang Muka Rp 200.000

Pada saat sisa pembelian tersebut dikembalikan, catatlah pengembalian itu di Kas Masuk dengan jurnal sebagai berikut:

(Dr) Kas Kecil Rp 300.000

(Cr) Uang Muka Rp 300.000

Apabila pembelian dan pengembalian langsung dicatat pada satu transaksi, gunakanlah modul Kas & Bank > Kas Masuk dengan jurnal yang terbentuk yaitu:

(Dr) Kas Rp 300.000

(Dr) Beban Pembelian Rp 200.000

(Cr) Uang Muka Rp 500.000

Masukkan subyek pemberi atas pengembalian itu. Karena kolom debit hanya dapat menampung satu akun, negatifkanlah nilai beban pembelian buku agar akun ini berada di sisi debit.

Sumber: Blog Software Bisnis Zahir