Knowledgebase: Data Proyek
Input Data Proyek
Dipos oleh Firman Ilkha pada 29 November 2013 04:01 PM

Fasilitas proyek menjadi salah satu fitur unggulan Zahir Accounting. Dengan fasilitas ini setiap transaksi jurnal yang membentuk pendapatan dan biaya dapat dialokasikan berdasarkan suatu proyek masing-masing sehingga pengguna dapat dengan mudah menganalisis kinerja perusahaannya dalam bentuk laporan laba rugi proyek atau analisis lainnya.

Fasilitas ini sangat diperlukan bagi jenis usaha kontraktor yang memerlukan transaksi dengan bagian-bagian pengerjaan terpisah berupa proyek. Tidak hanya untuk usaha yang memiliki proyek, tetapi juga fasilitas ini sangat tepat digunakan untuk jenis usaha lain seperti sekolah yang dapat memanfaatkan fasilitas ini untuk mencatat keuangan berdasarkan kegiatan-kegiatan sekolah, jenis usaha manufaktur yang dapat memanfaatkan fasilitas ini untuk memproduksi barang berdasarkan pesanan-pesanan, dan jenis usaha lainnya.

Untuk menggunakannya, Anda harus mengisi terlebih dahulu data proyek dengan tahapan mudah sebagai berikut:

Tahap 1: Buka Menu Data Proyek
Di modul Data-data klik Data Proyek dan klik tombol tambah untuk membuat baru atau menambah data proyek.

Gambar 1. Menu Utama klik Data Proyek

 

Tahap 2: Isikan field-field utama

Gambar 2. Informasi data proyek dan deskripsi

 Bagian ini wajib diisi di awal       Bagian ini dapat ditangguhkan


Jendela Data Proyek menampilkan field utama yang harus diisi sebagai berikut:

  1. Nomor (No.)
    Isi dengan nomor atau kode proyek yang berlaku saat proyek akan berlangsung. Nomor ini akan digunakan untuk memilih proyek terkait ketika input transaksi. Tidak ada persyaratan khusus dalam penomoran ini baik menggunakan angka, tanda baca, huruf, atau kombinasi antaranya.

  2. Nama Proyek
    Isi dengan nama yang terkait dengan proyek yang akan berlangsung. Nama proyek ini nantinya akan tampil dalam laporan proyek.

  3. Pemesan
    Isi dengan nama pemesan yang terkait dengan proyek Anda. Klik tombol ini untuk memilih pemesan dalam Daftar Pelanggan. Jika tiada, Anda harus membuat baru dengan mengeklik tombol Baru di Daftar Pelanggan dengan nama pemesan terkait dan harus bertipe Customer. Klik di sini untuk cara selengkapnya membuat data nama alamat.

  4. Manajer Proyek
    Isi dengan nama manajer proyek yaitu orang yang bertanggung jawab memimpin keberlangsungan proyek. Klik tombol ini untuk memilih manajer proyek dalam Daftar Nama Karyawab. Jika tiada, Anda harus membuat baru dengan mengeklik tombol Baru di Daftar Nama Karyawan dengan nama manajer terkait dan harus bertipe Employee. Klik di sini untuk cara selengkapnya membuat data nama alamat.

  5. Jenis Proyek
    Beri tanda pada opsi Job Order yang memberi arti bahwa proyek ini terjadi atas pesanan. Anda juga dapat menandakan opsi Tidak Aktif manakala proyek yang dimaksud telah selesai 100% sehingga proyek ini tidak tampil di daftar proyek tetapi tampil di daftar proyek yang tidak aktif. Sewaktu-waktu Anda dapat menampilkannya lagi dari daftar proyek yang tidak aktif dengan cara mengeklik edit lalu hilangkan tanda di opsi Tidak Aktif.

  6. No. Job Order
    Isi dengan dengan nomor pesanan. Biasanya nomor ini sama dengan nomor transaksi invoicing yang terjadi. Kosongkan field ini manakala Anda tidak menggunakan Job Order.

  7. Tgl Order
    Klik tombol ini untuk menampilkan kalender agar Anda dapat memilih tanggal pemesanan. Field ini dapat juga difungsikan sebagai tanggal dimulainya proyek. Ini hanya sekadar catatan dan akan tampil di laporan proyek.

  8. Tgl Delivery
    Klik tombol ini untuk menampilkan kalender agar Anda dapat memilih tanggal pengiriman. Field ini dapat juga difungsikan sebagai tanggal berakhirnya proyek. Ini hanya sekadar catatan dan akan tampil di laporan proyek.

  9. Status
    Klik tombol ini untuk memilih status pengerjaan proyek yang terdiri dari 4 status yaitu Not Started, In Progress, Finished, dan Pending. Status ini hanyalah sekadar catatan yang dapat tampil di laporan proyek.

  10. Kontak
    Ketiklah dengan nama personel yang dibebankan tanggung jawab atas keberlangsungan proyek. 

  11. Menggunakan Fase
    Jika Anda menandakan opsi ini, Anda dapat menentukan anggaran biaya dan pendapatan proyek ini untuk setiap fase pengerjaan. Dengan demikian Anda dapat mencatat transaksi dengan mengarahkannya ke setiap fase proyek terkait sehingga sistem akan menghasilkan laporan proyek yang terdiri dari anggaran biaya dan pendapatan beserta realisasinya untuk setiap fase pengerjaan yang dimaksud.

  12. % Selesai
    Tetapkan persentase penyelesaian proyek ini dengan mengetik angka atau menggunakan tombol navigasi atas dan bawah untuk memilih angka yang diperlukan. Ini hanya sebagai catatan yang akan tampil di laporan proyek.

  13. Lengkap
    Klik tombol  untuk memberi catatan khusus seperti di bawah ini.

    • Deskripsi. Isilah keterangan yang relevan dengan proyek ini.
    • Estimasi Biaya. Isilah nominal anggaran biaya dan pendapatan untuk proyek ini. Jika Anda menandatak opsi "Menggunakan Fase", sistem akan menampilkan bagian ini ke estimasi yang lebih spesifik untuk setiap fase pengerjaan proyek.
    • Job Costing. Bagian ini akan terisi otomatis dengan realisasi biaya dan pendapatan dari semua transaksi yang melibatkan proyek ini. Dengan demikian Anda dapat melihat job costing untuk proyek ini.

Gambar 3. Informasi estimasi biaya

 Bagian ini wajib diisi di awal

 

Gambar 4. Informasi job costing

 

Tahap 3: Proses Penyimpanan
Jika Anda telah mengisi data proyek ini dengan benar, klik Baru untuk menyimpannya dan mengisi dengan data proyek yang lain atau klik Rekam untuk menyimpannya dan kembali ke modul Data-data.

 

Tahap 4: Lihat Daftar dan Laporan

Data proyek yang telah tersimpan dapat Anda lihat di Daftar Proyek dengan mengeklik menu Data Proyek dan klik tombol Daftar

Gambar 5. Daftar Proyek

 

Anda dapat juga melihat data proyek ini secara perinci dari modul Laporan > Laporan Proyek > Daftar Proyek.

Gambar 6. Daftar Proyek di Laporan Proyek

(11 vote(s))
Artikel ini membantu
Artikel ini tidak membantu

© 2014 PT Zahir Internasional, unless otherwise noted. > EULA | Situs Web Zahir Lainnya | Tentang Zahir
Catatan: Situs web ini mengandung konten yang mensyaratkan Anda terdaftar dan login agar Anda dapat mengakses penuh.