Mungkin banyak yang tidak mengetahui bahwa pada software Zahir Accounting terdapat fasilitas pesanan pembelian otomatis, fungsi utama dari fasilitas ini adalah sebagai alat kontrol ketersediaan stok barang, dengan adanya fasilitas ini, program akan memberikan rekomendasi pembelian terkait dengan barang yang persediaannya sudah mendekati jumlah stok minimum yang telah ditentukan sebelumnya, rekomendasi pembelian tersebut dapat langsung dijadikan menjadi pesanan pembelian secara otomatis sehingga kita bisa memastikan ketersediaan stok barang tanpa harus mengecek satu per satu saldo barang dari masing-masing item barang yang kita butuhkan baik untuk dijual kembali ataupun sebagai bahan baku.

Berikut ini langkah-langkah untuk penyetelan pesanan pembelian otomatis (auto purchase order) :

1.  Tentukan jumlah stok minimal, gudang utama, dan supplier utama serta proyeksi penjualan, minimal pemesanan dan waktu pengiriman bila diperlukan. (Data-data > Data Produk > Edit > Isi informasi-informasi yang diperlukan > Rekam)

2. Tentukan dasar acuan pembentukan pesanan pembelian otomatis (Persediaan > Management Persediaan > Checklist pilihan Jumlah Optimal Untuk Order Berikutnya > Checklist pilihan Tidak Boleh Kurang Dari Minimum Level serta pilihan lain bila diperlukan > Start )

3. Untuk selanjutnya anda cukup mengecek di reminder untuk rekomendasi pembelian yang diajukan, apabila ada barang yang saldonya kurang dari jumlah stok minimum, maka akan muncul rekomendasi pembelian terkait dengan barang tersebut, untuk membuatnya menjadi  pesanan pembelian, anda cukup pilih rekomendasi pembelian tersebut dan pilih buat order ( Laporan > Reminder > Klik segitiga merah pada rekomendasi pembelian yang ingin kita jadikan pesanan pembelian > Rekam ).

4. Selanjutnya program akan secara otomatis membuat pesanan pembelian, apabila sebelumnya sudah ada history pembelian terkait dengan barang yang bersangkutan, maka harganya akan otomatis terisi sesuai dengan harga pembelian terakhir, namun apabila sebelumnya belum pernah melakukan pembelian, maka tetap akan terbentuk pesanan pembelian namun dengan harga 0, untuk itu isi harganya sesuai dengan kesepakatan pembelian kepada supplier.

Demikian informasi kali ini kami sampaikan, semoga bermanfaat…