Silakan Registrasi dan Masuk untuk mendapatkan akses penuh
Alamat e-mail Anda
Masukkan Kata Sandi
Masukkan email anda untuk berlangganan berita
 

Sales
0811 98 66 999



CS Jakarta
0811 201 7766



CS Jakarta 2
0811 203 7766



CS Malang
0811 101 5567



CS Yogyakarta
0822 2134 5599




CS Surabaya
081-1757-7444




Knowledgebase: Tips & Solusi
Edit/ Hapus Transaksi Pembelian Barang
Dipos oleh Firman Ilkha pada 31 May 2012 09:49 AM

Salah satu hal yang sering menjadi kendala bagi penguna Zahir Accounting yang bergerak di bidang perdagangan atau manufaktur adalah dalam mengedit atau menghapus transaksi pembelian. Kebanyakan dari mereka kesulitan dalam mengedit transaksi pembelian karena keterbatasan pemahaman mereka terkait dengan sistem kerja software Zahir Accounting. Pada dasarnya software zahir accounting mengharuskan kita menginput transaksi sesuai dengan transaksi yang sebenarnya terjadi di lapangan, oleh karena itu apabila pada kondisi real di lapangan tidak mungkin terjadi, maka Zahir Accounting pun tidak mengakomodir user untuk bisa menginputnya karena itu berarti Zahir Accounting telah membantu user untuk memanipulasi data. Sebagai contoh, apabila kita tidak memiliki barang persediaan untuk dijual maka kita tidak bisa menginput penjualan barang yang belum kita miliki tersebut, terkesan menyulitkan memang, akan tetapi sebenarnya itu justru di buat seperti itu bukan untuk menyulitkan user, akan tetapi sebagai Sistem Kontrol Informasi Akuntansi (Accounting Control System) yang berfungsi untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kecurangan atau manipulasi data. Terkait dengan hal tersebut, informasi yang akan dijelaskan kali ini adalah mengedit transaksi pembelian.

Hal yang paling mendasar dalam mengedit atau menghapus transaksi pembelian sebenarnya hanya 2, yaitu apakah hutang terkait pembelian tersebut telah ada pembayaran atau barang persediaan terkait pembelian tersebut telah terpakai atau keduanya sekaligus. Apabila hutang terkait dengan pembelian yang ingin kita edit telah ada pembayaran, maka pembayaran hutang tersebut harus kita hapus terlebih dahulu, begitu juga apabila barang persediaan terkait pembelian yang akan kita edit telah terpakai pada transaksi lain, baik untuk penjualan maupun penyesuaian persediaan, maka transaksi pemakaian persediaan tersebut harus di hapus terlebih dahulu, setelah transaksi pembelian tersebut di edit baru kita input kembali. Kenapa Zahir Accounting mengharuskan user melakukan hal tersebut terlebih dahulu? Seperti yang kita tahu, adanya transaksi pembelian menimbulkan adanya data hutang serta harga pokok persediaan sehingga apabila ada perubahan pada pembelian, maka akan mengakibatkan perubahan pada data hutang dan harga pokok persediaan pula, bisa dibayangkan apabila barang yang kita beli telah dijual namun ternyata pembeliannya kita hapus atau kita edit, bukankah tidak mungkin ada penjualan barang jika tidak ada pembeliannya atau ada pembayaran tapi tidak ada hutangnya? Dan hal tersebut tentu saja akan merusak sistem persediaan yang digunakan (FIFO, LIFO atau Average).

Setelah kita memahami hal tersebut, kita tentu saja akan lebih mudah memahami bagaimana cara mengedit atau menghapus transaksi pembelian. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Untuk mengetahui apakah transaksi pembelian tersebut telah ada pembayaran hutang atau telah ada barangt yang digunakan, maka kita unpost terlebih dahulu transaksi yang ingin kita edit / hapus (klik kanan unpost).

GBR1

Jika transaksi pembelian tersebut telah ada pembayaran hutangnya dan atau telah ada pemakaian persediaannya, maka akan muncul pesan peringatan, perhatikan pesan yang muncul tersebut.

GBR2

2. Untuk mengetahui pembayaran hutang terkait dengan transaksi yang ingin kita edit / hapus maka kita cari di daftar hutang usaha (Pembelian >> Daftar Hutang Usaha)

GBR3

3. Cari nama vendor yang pembeliannya ingin kita edit / hapus lalu masuk ke perincian hutangnya (klik kanan perincian)

GBR4

4. Cari nomor referensi pembelian yang ingin kita edit / hapus di bagian sebelah atas, serta lihat pembayarannya di bagian sebelah bawah, saya contohkan transaksi yang ingin kita edit adalah pembelian tanggal 10 November 2011 dengan nomor referensi 0000001, maka pada bagian atas kita cari tanggal dan nomor referensi tersebut di bagian atas, lalu akan muncul perinciannya di bagian bawah, transaksi di bagian bawah yang nomor referensinya berawalan CD merupakan pembayaran yang telah dilakukan (mencarinya di daftar pembayaran hutang), sedangkan yang nomor referensinya berawalan GJ merupakan write off yang dilakukan (mencarinya di daftar jurnal umum), nilai negatif merupakan tanda bahwa transaksi tersebut mengurangi hutang yang bersangkutan.

GBR5

5. Pada contoh diatas telah ada pembayaran tanggal 22 november 2011 dengan nomor referensi CD000006, maka kita hapus didaftar pembayaran hutang usaha (Pembelian >> Daftar Transaksi dan Cetak Faktur >> Pembayaran Hutang Usaha)

GBR6

Filter tanggalnya sesuai dengan tanggal pembayaran tersebut lalu pilih transaksi pembayaran tersebut, hapus (klik kanan hapus).

GBR7

Maka akan muncul pesan konfirmasi kenapa dihapus, beri keterangan bahwa transaksi tersebut dihapus untuk mengedit pembelian terkait hutang tersebut.

GBR8

Setelah transaksi pembayarannya di hapus maka apabila kita unpost kembali transaksi pembelian yang ingin kita edit / hapus, maka pesan bahwa telah ada pembayaran tidak muncul. Pada contoh berikut ini yang tersisa adalah barang telah terpakai oleh transaksi lain. 

GBR9

6. Untuk mencari tahu transaksi pemakaian persediaan terkait dengan pembelian yang ingin kita edit / hapus, kita pastikan terlebih dahulu barang apa saja yang di beli di transaksi tersebut (klik kanan perincian).

GBR10

Pada contoh berikut ini, barang yang dibeli yaitu Suku Cadang A, Suku Cadang B, dan Produk C.

GBR11

7. Cari data barang persediaan terkait pembelian tersebut (Data-data >> Data Produk).

GBR12

Lihat buku besar prsediaan yang bersangkutan (pilih barangnya, klik kanan buku besar)

GBR13

Untuk memastikan semua transaksi terkait barang tersebut, filter tanggalnya sejauh mungkin.

GBR14

Untuk memudahkan, ketik saja tanggalnya dari tahun 2000 sampai tahun 2099

GBR15

Setelah di filter tanggalnya, maka akan muncul semua transaksi terkait dengan barang yang bersangkutan dengan urutan sesuai dengan urutan posting transaksi. Transaksi pemakaian persediaan terkait dengan pembelian yang ingin kita edit / hapus adalah transaksi-transaksi barang keluar yang berada dibawah transaksi pembelian yang ingin kita edit / hapus (perhatikan kolom masuk, keluar, terjual). Transaksi yang kode Tp nya SJ merupakan transaksi penjualan (mencarinya di daftar penjualan), lalu yang kode Tp nya berawalan IJ merupakan transaksi persediaan (mencarinya di daftar pemakaian / penyesuaian atau pemindahan persediaan atau transfer barang antar gudang), sedangkan untuk yang kode Tp nya berawalan SR merupakan transaksi retur penjualan (mencarinya di daftar retur penjualan). Pada contoh berikut ini telah ada penjualan tanggal 15 desember 2011 dengan nomor referensi 00000004.

GBR16

8. Unpost transaksi yang melibatkan persediaan tersebut, dalam contoh diatas adalah transaksi penjualan, maka cari di daftar penjualan (Penjualan  >> Daftar Transaksi dan cetak faktur >> Daftar Penjualan / Daftar Pengiriman Barang), filter tanggalnya sesuai tanggal transaksi yang bersangkutan.

GBR17

Pada contoh diatas transaksi penjualannya tanggal 15 desember 2011, maka kita filter tanggalnya dari dan hingga tanggal tersebut.

GBR18

Pilih dan unpost transaksi tersebut (klik kanan unpost). Berbeda dengan transaksi pembayaran hutang yang harus dihapus sehingga setelah diedit pembeliannya, pembayaran tersebut harus diinput kembali, untuk transaksi penjualan atau persediaan cukup dengan mengunpostingnya, sehingga setelah transaksi pembeliannya diedit, transaksi penjualan atau persediaan tersebut masih ada, tinggal di posting kembali (klik kanan posting).

GBR19

Maka akan muncul pesan konfirmasi kenapa ingin di unpost, beri keterangan bahwa transaksi tersebut di unposting untuk mengedit pembelian terkait dengan penjualan tersebut.

GBR20

9. Lakukan hal yang sama pada setiap barang terkait dengan pembelian tersebut, untuk memastikan bahwa sudah tidak ada transaksi barang keluar terkait dengan pembelian tersebut, perhatikan kolom terjual di baris transaksi pembelian yang bersangkutan pada buku besar produk, jika nilainya 0 maka sudah tidak ada transaksi barang keluar terkait dengan pembelian tersebut.

GBR21

10. Unpost transaksi yang ingin kita edit (klik kanan unpost) atau langsung hapus jika kita ingin menghapusnya (klik kanan hapus)

GBR22

Beri keterangan kenapa di hapus atau diedit.

GBR23

11. Untuk memastikan bahwa datanya telah terupdate dengan sempurna, disarankan melakukan hitung ulang saldo akhir akun dan saldo akhir barang persediaan (File >> Alat Bantu >> Hitung Ulang Saldo Akhir Akun / Hitung Ulang Saldo Akhir Barang Persediaan)

GBR24

Tambahan, jika kita telah memastikan sudah tidak ada transaksi yang melibatkan pembelian tersebut namun tetap tidak bisa diunpost, hal tersebut bisa jadi disebabkan pada databasenya pada kolom yang seharusnya terisi angka (kolom quantity misalnya) tetapi terisi huruf E karena Sistem Operasi komputer yang bersangkutan merubah angka tersebut (sebagai contoh, pada kalkulator angka yang di bagi dengan 0 maka hasilnya E). Untuk mengembalikan seperti semula, maka jalankan SQL berikut ini (File >> Alat Bantu >> SQL Script Executive):

/*—— start copy ——*/

update invledgr set terjual=cast(terjual as decimal(15,1));

/*—— start copy ——*/

-Jalankan SQL Script tersebut dengan klik tombol Execute [F9].
-Pastikan muncul pesan SUCCESS! No Error Found.
-Jalankan Hitung ulang saldo akhir barang persediaan (File > Alat Bantu > Hitung Ulang Saldo Akhir Barang Persediaan) setelah itu baru diunpost.

Demikian informasi ini di sampaikan, semoga bermanfaat…

 

Sumber: Blog Software Bisnis Zahir

(4 vote(s))
Artikel ini membantu
Artikel ini tidak membantu

Ulasan (16)
Nanang Febriyanto
12 April 2013 10:31 AM
Saya sudah mengikuti petunjuk yang ada di atas , tetapi masih tetap tidak bisa unpost data pembelian , padahal penjualan dan pembayaran hutang usaha sudah saya hapus semua tetapi mengapa masih tidak bisa di unpost .
Firman
15 April 2013 08:48 AM
Silakan periksa mutasi atas barang yang digunakan dalam transaksi pembelian ybs di modul Data-data > Data Produk > cari nama barang yang terlibat dalam pembelian > klik kanan dan pilih buku besar > filter tanggal mulai periode awal akuntansi hingga hari ini (masa terbaru) > pastikan posisi transaksi pembelian ybs berada di urutan paling bawah dan pastikan juga setelah pembelian itu tidak ada lagi transaksi penjualan atau penyesuaian persediaan.
Ikhsan Santoso
16 July 2013 11:58 AM
Bagaimana cara mengedit/menghapus data transaksi penjualan yg salah input?setiap saya coba hapus muncul tulisan "data telah diposting !! Perubahan tidak dapat dilakukan"
syaiful
16 July 2013 04:25 PM
Jika ingin mengedit transaksi penjualan, pastikan anda telah menghapus pembayaran yang sudah dinput atas penjualan tersebut
tony.mamonto@komoditasgemerlap.com
17 December 2013 01:21 AM
ternyata gamapang banget!
Regina Rafresia
23 August 2015 07:05 PM
bagaimana cara menghapus transaksi perakitan barang?
Agus Juanda
24 August 2015 10:33 AM
Untuk dapat mengunpost atau menghapus transaksi perakitan barang, terleboh dahulu unpost transaksi-transaksi pemakaian atas barang yang dirakit. Baik pemakaian lewat penjualan ataupun pemakaian penyesuaian persediaan
resha prasetya
03 February 2016 11:06 AM
transaksi transfer antar barang dan transaksi pemindahan barang tidak dapat dilakukan karena transaksi tersebut menyebabkan nilai persediaan menjadi negatif, dan stock yang tersedia di setiap gudang untuk melakukan transaksi tersebut lebih dari cukup tetapi transaksi tidak dapat diposting.
Agus Juanda
03 February 2016 01:24 PM
Hal tersebut bisa terjadi karena beberapa hal : 1. Pembelian dengan diskon 100%, 2. Posting transaksi tidak urut,
Untuk mengetahui permasalahan secara detail pada database Bp. Resha, silahkan menghubungi customer support kami di nomor : 021-7197766 atau mengirimkan database tersebut serta contoh data produk atau transaksi yang bermasalah melalui email : datazahir@gmail.com
EKA UNI ASTUTI
02 March 2016 10:29 AM
kalau transfer barang, pembelian, dan penjualan belum di posting, apa bisa kita melakukan tutup bulanan?
Agus Juanda
02 March 2016 01:24 PM
Bisa, akan tetapi laporan yang berkaitan dengan transaksi transaksi yang belum terposting tersebut belum terbentuk. Serta belum mempengaruhi stok
Supriyadi
02 March 2016 02:07 PM
Bagaimana cara menghapus transaksi yg sudah di rec off...?
terima kasih...
Agus Juanda
02 March 2016 02:37 PM
Mohon maaf Bp. Supriyadi, mohon dijelaskan yang dimaksud dengan Rec Off
Muhammad Raja Hutasuhut
16 January 2017 04:28 PM
menurut saya penjabarannya lebih rumit, alangkah baiknya di butakan tutorial di youtube mas, saya tunggu video nya. terimaksih
rahim
21 February 2017 05:02 AM
Cara hapus pemb ayaran. Piutang salah input
Agus Juanda
22 February 2017 08:42 AM
Masuk ke modul Penjualan > pilih Daftar Pembayaran Piutang Usaha > pilih transaksi pembayaran yang akan dihapus > klik kanan pilih hapus
Sampaikan ulasan baru
 
 
Nama Lengkap:
E-mail:
Ulasan:
© 2014 PT Zahir Internasional, unless otherwise noted. > EULA | Situs Web Zahir Lainnya | Tentang Zahir
Catatan: Situs web ini mengandung konten yang mensyaratkan Anda terdaftar dan login agar Anda dapat mengakses penuh.